Vilkår for timeføring

Timeføringstjenesten er et digitalt verktøy for å registrere, kontrollere og signere timer på et SkatteFUNN-prosjekt. Tjenesten forhåndsutfyller timer per deltaker, sender påminnelser, og lar deltakere signere måned for måned og prosjektleder signere kvartalsvis. Resultatet kan lastes ned som PDF.

Tjenesten er et hjelpemiddel. Den er utformet for å dekke dokumentasjonskravene til SkatteFUNN, men den gjør ingen selvstendig vurdering av om timene er reelle, støtteberettigede eller tilstrekkelig dokumentert i det enkelte prosjektet.

Det er virksomhetens revisor, og i siste instans Skatteetaten, som avgjør hva som er god nok timeføringspraksis i prosjektet.

Vivid Digital AS garanterer ikke at timene som føres i tjenesten, eller tjenesten som system for timeføring, blir godkjent av revisor eller skattemyndighetene. Vi anbefaler at dere avklarer opplegget med revisor før dere tar tjenesten i bruk, og at dere følger opp underveis dersom revisor stiller krav vi ikke dekker.

Tjenesten fyller ut timer på forhånd, basert på hver deltakers stillingsandel og prosjektets arbeidspakker. Forhåndsutfylte timer er kun et utgangspunkt for registreringen, ikke en påstand om hvor mye som faktisk er arbeidet.

Hver deltaker plikter å kontrollere og korrigere timene slik at de gjenspeiler reelt arbeid på prosjektet før måneden signeres. Kunden er ansvarlig for at opplysningene som legges inn er korrekte, herunder deltakernes navn, e-postadresser, årslønn og stillingsandel.

Signering i tjenesten skjer ved at den som signerer bekrefter en erklæring i grensesnittet. Vi registrerer navn, tidspunkt, IP-adresse og nettleseropplysninger.

Dette er en enkel elektronisk signatur. Den er ikke en avansert eller kvalifisert elektronisk signatur etter eIDAS-forordningen, og benytter ikke BankID eller tilsvarende eID. Kunden må selv vurdere om dette er tilstrekkelig for sitt formål, og eventuelt avklare det med revisor.

Prosjektdeltakere får tilgang til sin egen timeliste via en personlig lenke som sendes på e-post. Lenken gir tilgang uten innlogging og har begrenset gyldighet.

Kunden er ansvarlig for å:

• registrere riktige e-postadresser for deltakerne
• informere deltakerne om at lenken er personlig og ikke skal videresendes eller deles
• gi beskjed til oss dersom en lenke kommer på avveie, slik at den kan gjøres ugyldig

Tjenesten leveres som den er og som tilgjengelig. Vi gir ingen garanti for oppetid, responstid eller feilfri drift, og har ingen avtalt servicegrad (SLA).

Tjenesten kan være utilgjengelig i kortere eller lengre perioder, blant annet ved vedlikehold, feil, eller forhold hos våre leverandører. Vi garanterer ikke at tjenesten er tilgjengelig gjennom hele prosjektets varighet, og et SkatteFUNN-prosjekt kan løpe i flere år.

Vi kan endre, begrense eller avvikle timeføringstjenesten. Ved planlagt avvikling varsler vi registrerte prosjektledere på e-post i rimelig tid før tjenesten stenges, og sørger for at data kan lastes ned som PDF i varslingsperioden.

Kunden kan når som helst slutte å bruke tjenesten. Vi kan stenge tilgangen ved vesentlig mislighold av disse vilkårene.

Kunden er selv ansvarlig for å oppbevare prosjektdokumentasjonen sin, herunder signerte timelister, i tråd med kravene fra SkatteFUNN, skattemyndighetene og bokføringsregelverket.

Last ned signerte timelister som PDF underveis i prosjektet, og oppbevar dem i egne systemer. Tjenesten skal ikke være virksomhetens eneste oppbevaringssted for denne dokumentasjonen.

Ved bruk av timeføringstjenesten behandler vi personopplysninger om kundens ansatte på kundens vegne. Kunden er behandlingsansvarlig, og Vivid Digital AS er databehandler. Dette punktet utgjør databehandleravtalen mellom partene.

Formål og art: registrering, kontroll, signering og dokumentasjon av timer på kundens SkatteFUNN-prosjekt.

Varighet: så lenge prosjektet er aktivt i tjenesten, og deretter i lagringsperioden i punkt 10.

Kategorier av registrerte: kundens ansatte og andre deltakere i prosjektet.

Typer personopplysninger: navn, e-postadresse, årslønn, stillingsandel, registrerte timer, fravær og andre opplysninger som oppgis ved signering, samt signaturopplysninger som tidspunkt, IP-adresse og nettleser.

Som databehandler forplikter vi oss til å:

• kun behandle personopplysningene for å levere tjenesten og etter kundens instruks, med mindre noe annet følger av lov
• sikre at personell med tilgang er underlagt taushetsplikt
• gjennomføre egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak
• benytte underleverandører til blant annet drift, lagring, e-postutsending og feilovervåking. En oppdatert oversikt over underleverandører gis på forespørsel, og vi varsler kunden før nye tas i bruk
• bistå kunden med å oppfylle henvendelser fra de registrerte og med sikkerhet, avviksvarsling og personvernkonsekvensvurderinger
• varsle kunden uten ugrunnet opphold ved brudd på personopplysningssikkerheten
• slette eller tilbakelevere personopplysningene ved avtalens opphør, etter kundens valg
• gjøre tilgjengelig informasjon som er nødvendig for å dokumentere at pliktene overholdes

Vår generelle behandling av personopplysninger er beskrevet i personvernerklæringen.

Prosjektdata lagres så lenge prosjektet er aktivt i tjenesten. Kunden kan når som helst be om at et prosjekt med tilhørende personopplysninger slettes.

Sletting er endelig. Sørg for å laste ned signerte timelister før dere ber om sletting, jf. punkt 8.

Timeføringstjenesten er per i dag inkludert uten særskilt vederlag for kunder som bruker SkatteFUNNguide. Vi kan innføre eller endre priser for tjenesten, og varsler i så fall i rimelig tid før endringen trer i kraft. Kunden kan da velge å slutte å bruke tjenesten.

Vivid Digital AS er ikke ansvarlig for indirekte tap eller konsekvenstap. Dette omfatter blant annet tapt eller redusert SkatteFUNN-fradrag, tapt fortjeneste, tapte besparelser, merarbeid, produksjonsstans og krav fra tredjepart.

Vi er heller ikke ansvarlig for:

• revisors eller skattemyndighetenes vurdering av timeføringen eller av tjenesten som system
• at timer som er registrert eller signert i tjenesten er uriktige eller ufullstendige
• tap som følge av at tjenesten er utilgjengelig, endres eller avvikles
• tap som følge av at kunden ikke har oppbevart egen dokumentasjon, jf. punkt 8

Vårt samlede ansvar knyttet til timeføringstjenesten er begrenset til det kunden eventuelt har betalt for tjenesten de siste tolv månedene, og uansett oppad begrenset til kr 10 000. Begrensningene gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet.

Vi kan endre disse vilkårene. Oppdaterte vilkår publiseres her med ny dato. Hvilken versjon som ble godtatt ved aktivering registreres på prosjektet. Ved vesentlige endringer ber vi om ny godkjenning i tjenesten.

Vilkårene reguleres av norsk rett. Tvister skal søkes løst gjennom forhandlinger, deretter mekling. Om tvisten fortsatt ikke løses, vedtas Oslo tingrett som verneting.