Timelister SkatteFUNN – en enkel guide med mal

Hvem må føre timer?

• Alle ansatte som jobber på SkatteFUNN-prosjektet i selskapet.
• Alle ansatte som jobber på SkatteFUNN-prosjektet i et nærstående selskap (ref. Skattelovens forskrift for SkatteFUNN paragraf 16-40-3).
• Dersom du kjøper FoU-tjenester fra et ikke-nærstående selskap, så er det ikke krav til dokumentasjon på timer.

Krav til føring av timelister for SkatteFUNN

For å få godkjent fradrag må timelistene oppfylle disse punktene:

Daglig registrering: Timelistene skal være ført per dag. Hver oppføring må inneholde dato, antall timer og hvilke arbeidspakker timene er tilknyttet. I tillegg må timelisten ha navn på personen som har utført arbeidet.

• Om du allerede har et timeføringssystem så kan dette benyttes dersom punktene over er inkludert. Hvis du ikke har et system, så holder det å føre timene i et regneark. Vi har laget en mal som du kan kopiere her for 2025 og her for 2026.

Signering av riktige personer: Både medarbeider og prosjektleder skal signere timelistene løpende – minst hvert kvartal, men gjerne oftere. Prosjektleder er den som er registrert som prosjektleder for prosjektet i Forskningsrådets portal. Signaturene må dateres slik at det kan kontrolleres at det ble gjort til riktig tid.

• Timelister kan signeres elektronisk, men det må dokumenteres at signeringen er utført av riktig medarbeider og prosjektleder.
• Etter at misbruk ble avdekket, skjerpet skattemyndighetene oppfølgingen av signeringskravet. Kravet gjelder også timer ført før prosjektet er formelt godkjent. Det betyr at dersom du for eksempel får prosjektet godkjent i august, men du begynte prosjektet allerede i januar, så må du ha gyldige timelister også for perioden før godkjenningen for å få fradrag for denne.

Tips til føring av timelister

• Oppbevar timelistene (elektronisk eller fysisk) på en trygg måte. Du kan bli bedt om å framvise dem flere år senere. Sørg for at alle signerte originaler finnes samlet, så er du forberedt ved bokettersyn eller revisjon.
• Oppfyll kravene, men ikke bruk mer tid enn nødvendig. Føring av timelister er ekstraarbeid og kan føles lite givende. Konsulter gjerne revisor om at dine rutiner og timelister er gode nok, og hold deg til et minimum av arbeid. Det er for eksempel ikke krav fra Forskningsrådet om å skrive detaljerte beskrivelser av oppgavene utover å knytte timene til arbeidspakkene. Med mindre revisor krever mer, trenger du ikke legge til detaljer.
• Det er krevende å rekonstruere timelister flere måneder tilbake, og det kan virke lite troverdig ved en kontroll (f.eks. kan du ved en feil legge inn timer på en helligdag). Oppfordre medarbeidere til å sette av noen minutter hver uke til å føre FoU-timer.
• Signer timelister minimum hvert kvartal – ellers mister du retten til fradrag. Som prosjektleder bør du sette av tid hvert kvartal til å følge opp medarbeidere og sikre at timelistene er korrekt utfylt og signert. Revisor vil kontrollere at timelistene er signert løpende og minst kvartalsvis.
• Kun prosjektrelatert arbeid: Du må naturligvis kun føre timer på arbeid knyttet til SkatteFUNN-prosjektet. Annet arbeid må ikke føres eller dokumenteres.

Mal for Timelister SkatteFUNN

Her er maler for timeføring for 2025 og 2026 i Google Sheets:

• Timelister SkatteFUNN 2025 – mal
• Timelister SkatteFUNN 2026 – mal

Dette er maler du kan bruke for å føre timer på ditt SkatteFUNN-prosjekt. Dokumentene er laget for å være selvforklarende, men ta gjerne kontakt med oss dersom noe er uklart.

Eksempel på en timeliste

Nedenfor ser du et eksempel på hvordan en timeliste for SkatteFUNN kan se ut når den oppfyller alle krav. I eksemplet fører vi timer for én FoU-ansatt (Ola Nordmann) per dag, med navn på arbeidspakke. Signaturen vil typisk bli påført når perioden avsluttes (f.eks. ved månedsslutt eller kvartalsslutt).

Sum: 15,5 timer

Dato: 30.09.26

Signatur ansatt: Ola Nordmann

Signatur prosjektleder: Kari Olsen